Memahami Peran Manajemen Pembelian Dalam Perusahaan

Suatu perusahaan tidak akan bisa beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi dari kegiatan pembelian. Jadi, bisa dikatakan, bahwa kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan.

Pengelolaan dari fungsi pembelian haruslah dilakukan dengan sungguh-sungguh.

Sebab, ruang lingkupnya sangat luas, tak hanya sampai pada bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, tetapi lebih jauh lagi ialah bagaimana strategi kemitraan antar perusahaan yang ditentukan oleh manajemen dapat berjalan secara efektif.

Baca juga: Pentingnya Employee Engagement Dalam Menentukan Kesuksesan Perusahaan

Meski dalam penerapannya tampak sederhana, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjalankan fungsi pembelian, terutama kaitannya dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal yang berhubungan dengan pihak perusahaan.

Oleh sebab itu, manajemen dalam pembelian adalah salah satu fungsi manajemen yang penting untuk diterapkan dalam sebuah perusahaan.


Pengertian Manajemen Pembelian (Purchasing Management)

Pembelian (purchasing) merupakan suatu proses pencarian sumber daya dan pemesanan barang maupun jasa guna menunjang jalannya fungsi produksi dalam kegiatan produksinya.

Departemen Pembelian (Purchasing Department) adalah bagian yang menangani atau melakukan kegiatan pembelian ini, atau ada juga yang menyebutnya dengan Bagian Pengadaan (Procurement Department).

Sedangkan pengertian dari proses pembelian sendiri adalah tindakan-tindakan dalam kegiatan pembelian yang dilakukan secara berurutan, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh Bagian Pembelian.


Peran Penting Kegiatan Pembelian Dalam Sebuah Perusahaan

Bagi perusahaan, Pembelian memiliki peranan yang sangat penting. Berikut ini 5 peran penting pembelian bagi perusahaan beserta penjelasannya:

1. Fungsi Pokok Dalam Kegiatan Bisnis

Terdapat 6 fungsi pokok yang dijalankan oleh perusahaan, antara lain:
- Creation Function: pencipta ide dan gagasan.
- Finance Function: perencana, pengumpul, pengelola, dan pengawas keuangan.
- Personnel Function: pengelola sumber daya manusia.
- Purchasing Function: pengadaan atau pembelian barang dan jasa.
- Converstion Function: pengubah bahan produksi.
- Distribution Function: penyaluran atau penjualan barang dan jasa yang telah dihasilkan.

Kelancaran operasi perusahaan akan terhambat tanpa adanya salah satu fungsi tersebut. Beberapa bagian dari fungsi tersebut boleh saja dirangkap oleh satu atau dua bagian tergantung skala perusahaan.

Namun, ke semua fungsi pokok di atas harus tetap ada dalam suatu perusahaan agar roda bisnis tetap dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.

2. Elemen Pokok Dalam Proses Produksi

Tujuan dasar dari aktivitas suatu perusahaan adalah memperoleh laba yang maksimal, tentunya hal ini harus didukung dengan produksi, pengembangan atau ketersediaan stok barang yang dapat dipasarkan.

Tujuan tersebut akan mampu dicapai bila terjadi interaksi yang tepat dari 5 elemen produksi yang biasa dikenal dengan 5M, yakni Machines, Man Power, Materials, Money, and Management.

Materials merupakan bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap dipasarkan. Tanpa adanya manajemen yang tepat dalam mengelola pembelian bahan-bahan tersebut tentunya akan memberi dampak buruk bagi kelangsungan bisnis perusahaan.

Barang-barang tersebut harus tersedia sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan waktu yang telah ditentukan, serta didapatkan dengan harga yang layak agar mampu menghasilkan keuntungan.

3. Bagian yang Bertanggungjawab dalam Outside Manufacturing

Pada umumnya, hasil produksi suatu perusahaan berasal dari 2 jenis sumber bahan baku, yaitu bahan baku yang dihasilkan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain.

Bahan yang dibeli oleh bagian pembelian adalah bahan baku atau bahan setengah jadi. Hasil produksi suatu perusahaan nantinya akan dipengaruhi oleh bahan baku yang dibeli oleh bagian pembelian.

Jadi, bagian pembelian merupakan bagian yang bertanggung jawab atas Outside Manufacturing dan memiliki hubungan erat dengan bagian produksi yang bertanggungjawab atas Inside Manufacturing.

4. Peningkat Keuntungan Bagi Perusahaan

Bagian pembelian juga merupakan profit center bagi perusahaan karena ikut memberikan peranan dalam peningkatan keuntungan.

Meski pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost center, karena selalu mengeluarkan biaya bagi perusahaan, namun ketika bagian ini mampu menekan pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya, maka keuntungan yang didapat perusahaan pun menjadi dapat ditingkatkan jumlahnya.

5. Fungsi Strategis Dalam Perusahaan

Fungsi pembelian memiliki peran yang strategis dan vital dalam perusahaan karena mempengaruhi tingkat keuntungan yang bisa didapat oleh perusahaan.


Prinsip-prinsip dalam Manajemen Pembelian

Prinsip dalam manajemen pembelian merupakan hal-hal pokok yang harus dijadikan pedoman atau acuan dalam pelaksanaan fungsi pembelian.

Adanya fungsi pembelian dalam suatu perusahaan akan mempengaruhi kepentingan fungsi-fungsi lainnya.

Oleh sebab itu, prinsip kerja dari manajemen pembelian harus dikelola sedemikian rupa agar mampu memberikan kontribusi yang besar demi keberhasilan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam menjalankan fungsi pembelian antara lain sebagai berikut:

1. The Right Quality

Kualitas barang yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang telah dirancang atau ditetapkan oleh perusahaan.

2. The Right Price

Nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.

3. The Right Quantity

Jumlah yang tepat dan benar-benar diperlukan oleh perusahaan pada waktu tertentu.

4. The Right Time

Barang tersedia setiap kali diperlukan atau sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Persediaan barang haruslah diperhitungkan dengan baik sehingga tidak menimbulkan biaya lebih besar untuk perawatan barang tersebut.

5. The Right Place

Barang yang dibeli atau diserahkan sesuai dengan tempat yang dikehendaki oleh perusahaan sebagai pembeli.

6. The Right Source

Barang berasal dari sumber yang tepat, yaitu apabila memenuhi prinsip-prinsip pembelian yang lain.


Demikian ulasan kami tentang pengertian dan peranan manajemen pembelian dalam suatu perusahaan, semoga bermanfaat untuk pembaca dan membantu Anda dalam memahami lebih jauh mengenai Purchasing Management.

Sumber:
http://www.hipopedia.com/2010/09/managemen-pembelian-purchasing.html

Subscribe to receive free email updates: