Deskripsi Pekerjaan Karyawan Bagian Purchasing

Seorang Purchasing memiliki tugas pokok dalam hal pembelian, baik barang maupun jasa.

Ketika sales meminta barang atau bertanya mengenai harga dari barang yang akan dijual, seorang purchasing harus dapat mencari harga barang terbaik dan juga memastikan ketersediaan barang tersebut hingga waktu tertentu.

Tidak semua sales butuh barang pada hari itu juga, kadang kala ada yang butuhnya pada 1 hingga 3 minggu kemudian.

Baca juga: Perbedaan Tugas Kerja Bagian Accounting dan Finance

Sebab, sales perlu membuat quotation dulu dengan customer, jika ada persetujuan dari pihak customer (buka PO), maka sales akan membuat SO (Sales Order).

Kemudian SO tersebut akan di-approve oleh atasan dan didistribusikan ke Admin Sales, Gudang, Produksi, dan juga ke sales yang sebelumnya membuka SO.

Pembelian barang tidak akan diminta oleh bagian Gudang jika masih terdapat stock barang, namun jika stock barang di Gudang kosong, maka informasi akan disampaikan kepada Purchasing untuk melakukan pembelian barang tersebut secepatnya.


Prinsip Pembelian Barang yang Harus Dimiliki Bagian Purchasing

Beberapa hal yang perlu diperhatikan bagian Purchasing dalam melakukan pembelian barang antara sebagai berikut:

1. Harga Terbaik

Sebelum memilih barang dengan harga yang terbaik, maka harus dilakukan perbandingan harga satu barang dengan barang lainnya.

2. Kualitas Terbaik

Purchasing harus pandai memilih barang dengan kualitas dan harga terbaik. Percuma bila barang yang dibeli dengan harga murah ternyata barang tersebut berkualitas buruk.

3. Adanya Support Dari Supplier

Pastikan barang yang dibeli memiliki support yang bagus dari supplier. Sebab, di setiap pembelian perusahaan perlu yang namanya support yang baik dari supplier.

4. Sistem Pembayaran Dengan TOP Lebih Lama

Perhatikan bagaimana Term Of Payment yang ditetapkan supplier. Setiap perusahaan supplier tentunya memiliki syarat-syarat pembayaran yang berbeda.

Biasanya, perusahaan cenderung memilih supplier dengan TOP yang memberikan jangka waktu lama dalam pembayarannya.

Sebab, jika sistem pembayaran COD atau CBD maka perusahaan tersebut berisiko mengalami permasalahan dalam hal perputaran modal terhadap barang yang dibelinya.


Ketika bagian purchasing dapat menerapkan prinsip di atas, maka ia sudah bisa dikatakan membeli barang sesuai harapan perusahaan, baik dari segi harga, kualitas, support dan juga pembayarannya.

Sesudah barang dibeli, maka invoice (tagihan) akan datang ke bagian Purchasing. Biasanya, purchasing akan melengkapi semua syarat agar invoice dapat diserahkan ke finance dan pencairan pembayaran dapat dikeluarkan.

Syarat-syarat yang harus dilengkapi di antaranya ialah DP, tanda terima, PO, Buat Voucher Keluar, tanda tangan persetujuan dari atasan, hingga penyerahan tagihan ke bagian finance.

Tidak hanya sampai di situ saja, Purchasing juga harus membuat rekap pembelian dan melaporkannya ke bagian Accounting, Audit, dan kepada Pimpinan.

Mungkin tugas kerja bagian Purchasing yang telah diuraikan di atas bisa saja berbeda di masing-masing perusahaan. Namun secara garis besar, tugas kerjanya adalah seperti itu.

Mari kita tanamkan budaya kerja optimal baik dalam keadaan susah maupun senang. Tidak ada pekerjaan yang senang melulu, pasti suatu saat akan ada kesulitan yang dihadapi.

Dengan bekerja secara optimal, maka kita akan dapat mengatasi kesulitan tersebut dengan hasil kerja yang maksimal.

Sumber:
http://kkteguh.blogspot.co.id/2010/03/pekerjaan-seorang-purchasing.html

Subscribe to receive free email updates: